Hiện nay, Việt Nam đang thực hiện những cải cách đột phá nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế tư nhân, tạo môi trường đầu tư kinh doanh minh bạch và thuận lợi cho các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp nước ngoài. Một minh chứng rõ nét là việc rút ngắn quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Tuy nhiên, với sự điều chỉnh liên tục của pháp luật Việt Nam và đặc thù hệ thống pháp luật từng quốc gia, doanh nghiệp nước ngoài thường khó theo kịp, dẫn đến có những băn khoăn nhất định. Đặc biệt, khi muốn người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, họ thường không nắm rõ trường hợp nào cần đề nghị cấp giấy phép lao động và trường hợp nào không cần. Mặc dù quy trình đã được đơn giản hóa, nhưng nếu không nắm chắc, doanh nghiệp dễ bị trì hoãn, tăng chi phí và gánh nặng thời gian.

Trước thực tế đó, bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài hiểu rõ quy trình đề nghị giấy phép lao động, cùng những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.

Hãy tin tưởng! Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành với doanh nghiệp tuân thủ quy định và đảm bảo hoạt động đầu tư kinh doanh suôn sẻ.

Bài viết gồm các phần như sau: 

1. Các trường hợp người sử dụng lao động nước ngoài phải đề nghị cấp giấy phép lao động. 

2. Hồ sơ và quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động. 

3. So sánh quy định có liên quan đến cấp giấy phép lao động trong một số hình thức làm việc tại Việt Nam 

4. Những rủi ro khi doanh nghiệp tự thực hiện việc đề nghị cấp giấy phép lao động. 

Nội dung bài viết: 

1. Các trường hợp người sử dụng lao động nước ngoài phải đề nghị cấp giấy phép lao động 

Tại Việt Nam, hầu hết các trường hợp người sử dụng lao động nước ngoài (Gọi tắt là “NSDLĐ”) đều phải đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài (Gọi tắt là “NLĐNN”) sang Việt Nam làm việc. Các hình thức làm việc tại Việt Nam được quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, bao gồm: 

• Thực hiện hợp đồng lao động; 
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; 
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội; 
• Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; 
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam; 
• … 

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, có trường hợp NSDLĐ không phải đề nghị cấp giấy phép lao động cho NLĐNN sang Việt Nam làm việc nêu NLĐNN không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Trong đó, có hình thức làm việc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nhưng phải đáp ứng các điều kiện như sau:  

• NLĐNN phải làm việc trong hiện diện thương mại tại Việt Nam của NSDLĐ; 
• Phạm vi hoạt động của hiện diện thương mại thuộc 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ giữa Việt Nam và WTO; 
• NLĐNN đã được tuyển dụng trước khi sang Việt Nam làm việc ít nhất 12 tháng liên tục. 

Như vậy, quy định của pháp luật Việt Nam xác định các trường hợp NSDLĐ phải đề nghị cấp giấy phép lao động theo phương pháp loại trừ. Nghĩa là, trước khi thực hiện quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động, NSDLĐ phải xem xét quy định tại Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, nếu không thuộc các trường hợp NLĐNN không thuộc diện cấp giấy phép lao động thì NSDLĐ phải thực hiện quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật. 

2. Hồ sơ và quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động 

Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm các bước như sau: 

Bước 1: Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam 

Trước thời điểm nộp Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho NLĐNN ít nhất 05 ngày, NSDLĐ phải thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam nhằm đảm bảo việc không thể tuyển dụng người lao động Việt Nam vào vị trí công việc dự kiến sử dụng NLĐNN. 

Bước này phải được thực hiện nếu NLĐNN làm việc theo hợp đồng lao động và một số hình thức làm việc khác theo quy định của pháp luật nhưng không bao gồm di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp và điều chuyển từ doanh nghiệp nước ngoài sang Việt Nam làm việc. 

Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam có thể được đăng dưới bất kỳ phương thức nào nhưng phải đảm bảo sự công khai và minh bạch, gồm các thông tin như sau: 

• Vị trí công việc; 
• Hình thức làm việc;  
• Địa điểm làm việc; 
• Thời hạn làm việc; 
• Trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có). 

Bước 2: Chuẩn bị Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động 

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị các văn bản, giấy tờ như sau:

Bước 3: Nộp Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động Việt Nam 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ và đúng Hồ sơ được nêu ở Bước 2, NSDLĐ nộp Hồ sơ đến Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài từ 10 đến 60 ngày. 

NSDLĐ có thể nộp Hồ sơ thông qua các phương thức như sau: 

• Nộp trực tiếp; 
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính công ích; thuê dịch vụ hoặc uỷ quyền cho Trung tâm Phục vụ hành chính công. 

Bước 4: Cấp giấy phép lao động Việt Nam 

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ Hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền có thể chấp thuận hoặc từ chối Hồ sơ.  

• Nếu chấp nhận, cơ quan sẽ cấp giấy phép lao động Việt Nam theo Mẫu số 04 Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho NLĐNN. 
• Nếu không chấp nhận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc từ chối cấp giấy phép lao động, cơ quan phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc. 

Như vậy, giấy phép lao động Việt Nam có hiệu lực tại thời điểm đề nghị cấp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy phép lao động  

Sau khi được cấp phép lao động Việt Nam, nếu NLĐNN làm việc cho NSDLĐ tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, NSDLĐ phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc. 

Bước 5: Ký kết hợp đồng lao động và gửi bản sao cho cơ quan có thẩm quyền (nếu được yêu cầu) 

Bước này phải được thực hiện nếu NLĐNN làm việc theo hợp đồng lao động và một số hình thức làm việc khác theo quy định của pháp luật. 

3. So sánh quy định có liên quan đến cấp giấy phép lao động trong một số hình thực làm việc tại Việt Nam 

4. Một số rủi ro khi doanh nghiệp tự thực hiện việc đề nghị cấp giấy phép lao động 

Trên thực tế, khi tự thực hiện quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro như sau: 

• Nộp không đầy đủ Hồ sơ hoặc không hợp lệ: Đặc biệt đối với các giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm hoặc các văn bản được cấp ở nước ngoài nhưng không được hợp pháp hóa lãnh sự. Dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện việc đề nghị cấp giấy phép lao động và thậm chí bị từ chối cấp giấy phép. 
• Không xác định đúng hình thức làm việc tại Việt Nam của NLĐNN. 
• Không thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam và báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đối với NLĐNN làm việc theo hợp đồng lao động. Dẫn đến doanh nghiệp phải thực hiện quy trình lại từ đầu. 
• Nộp không đúng cơ quan có thẩm quyền. 

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, nếu vi phạm quy định về NLĐNN làm việc tại Việt Nam, NSDLĐ có thể bị phạt tiền và NLĐNN có thể bị trục xuất.